Sıkça Sorulanlar

Şirketlerin kanunlar gereği saklamak zorunda oldukları veya saklamak istedikleri bilgi ve belgelerin yönetimini, uluslararası standartlarda güvenlik ve sistem yatırımı yapılmış bir arşiv merkezine sahip, söz konusu bilgi ve belgeleri saklayan ve yöneten konusunda uzman bir şirkete devretmesidir.

Kurumlar bünyelerinde ürettikleri arşivlerin yönetimi konusundaki maliyetlerini düşürmek adına personel ve sistem/yazlım yatırımı yapmamaya çalışırlar. Bu durum bir süre sonra, evraka veya bilgiye hızlı ulaşımı zorlaştırıp, evrak kayıplarına, bilgi sızmalarına kadar gidebilen tehlikeli durumlar yaramaktadır. Şirketler, hiyerarşik bir yetkilendirme ile evrak taleplerini ve takibini yapmak, ihtisaslaşmış yazlımlar ile evrak ve bilgilerine en hızlı ve güvenli bir şekilde ulaşmak, yasal risklerini de ortadan kaldırmak için arşiv hizmeti almalıdır.

Evrakların ilk kayıt tarihinden yasal ölüm tarihlerine kadar tüm yaşam döngüsü kayıt altına alınmaktadır. Bu süre içerisinde evrakı isteyen kişiden, kimlerin elinin değdiğine kadar tüm süreçler takip altına alınarak evrak ve bilgi kayıpları minimize dilmiştir. Her bir evrak, ünite bazında kayıt altına alındığından, evrak sahipleri tarafından yanlış yerlere yerleştirilen dokümanlar bile ihtimal daraltıcı yönlendirmeler ile ihtiyaç duyulan evraka ulaşım sağlanabilmektedir.Sistem departman bazında yetkilendirmelere kadar indirilebilmekte, hatta talep ve onay personelleri ayrı olarak değerlendirildiğinde personellerin hangi evraka ulaştıklarının da kontrolü yapılabilmektedir. Evrak teslim işlemleri teslim tutanakları ile elden yapıldığından evrakların başka kişilere geçme şansı yoktur.

Dünya’ nın hiçbir yerinde, arşivlerin kaybında oluşacak riskler ölçülemediğinden Sigorta Şirketleri arşivleri sigortalayamamaktadır. Datasafe, bu anlamda en direk olarak yapılan Mali, Mesleki Mesuliyet ve Türkiye’de ilk olarak yapılan bilgi güvenliği sigortalarını yaparak, hizmet verdiği şirketleri güvence altına almıştır.

Şirketler arşiv hizmetini, güvenlik ve verimlilik avantajlarının yanında, ciddi maliyet tasarrufu yaratmak için de tercih etmektedirler. Örnek olarak vermek gerekirse, 5.000 A4 klasörlük bir hacmi olan yani Datasafe standart kutuları ile (5 adet A4 klasör alır) 1.000 kutuluk bir arşiv için gerekli yer ihtiyacı yaklaşık 150 metrekarelik bir alandır. Maliyetler, hizmet alan Şirketlerin hizmet içeriğine göre değişiklik gösterse de, Şirketlerin kendi bünyelerindeki arşiv oluşturma ve yönetim maliyetlerine göre her zaman %30 ila %70 aralığında tasarruf yaratan kalıcı bir çözümdür.

Web sitemiz iam.datasafe.com.tr üzerinden, size özel belirlenen internet kullanıcı adı ve şifrenizle Iam (Intelligent Archive Management) Online Veri Yönetim Sistemine girerek tesisimizde bulunan tüm evrakınızı takip edebilirsiniz. İhtiyacınız olan kutu/klasör/dosyayı, sistemde anahtar kelimelerle arama yaparak bulabilir, sipariş talebinizi gerçekleştirebilirsiniz. Talep ettiğiniz evrakınızın orijinalini özel araçlarımızla fiziki olarak size ulaştırabiliriz. Eğer evrakınızın görüntüsü sizin için yeterliyse o zaman evrakınız istek üzerine tarama yöntemiyle dijitalleştirilir ve web üzerindeki bulut alanına yüklenip en kısa yoldan belgeye erişmeniz sağlanır.

Son teknolojiler kullanılarak geliştirdiğimiz Arşiv Yönetim Merkezimiz, uluslararası standartlara uygun olarak fiziki arşivleme ve manyetik medya saklama için özel olarak tasarlanmış bir binadır. NFPA Standardlarına uygun yangın algılama ve sprinkler söndürme tertibatları, haşere kontrol sistemi, depreme dayanıklı raflama sistemi, hırsız alarm sistemleri, hareket dedektörleri ve 24 saat kapalı devre kameralarıyla, verileriniz tesisimizde her zaman güvende olacaktır. Bize emanet edilmiş tüm kayıtlar, arşiv yönetim binamızın hem içerisinde hem dışında kontrol edilirler. Merkezimize yapılan erişimlerin tamamı kapı güvenliği tarafından denetlenir. Tüm personel, işe başlamadan önce güvenlik kontrolünden geçer, sistemlere girmek için güvenlik kartları istenir.

Tüm Datasafe personeli, işe alım öncesinde detaylı bir özgeçmiş araştırması yapıldıktan sonra firmamızın bünyesine katılmışlardır. Ayrıca tüm personelimizle özel gizlilik anlaşmaları yapılmıştır.

Datasafe olarak, kendi tesisimiz içerisinde imha işlemlerini gerçekleştirmekteyiz. Bu sayede, evraklar güvenlik anlamında hiçbir şekilde tesisimizden çıkartılmadan, tüm hayat döngülerini tamamlamaktadırlar.

Olası her türlü kriz ve afet senaryoları düşünülerek hazırlanmış kriz yönetim paketimiz mevcuttur. Ayrıca bu plan dâhilinde çeşitli zamanlarda tatbikatlar yapılmaktadır.