Belge Dijitalleştirme

Kurumlar, bilgi ve belgelerini yönetebildiği ve ihtiyacı olan bilgiye en hızlı şekilde ulaşabildiği ölçüde verimliliği ve güvenilirliği yakalayabilmektedir. Dolayısıyla günümüzdeki müşteri odaklı yaklaşım ve rekabet ortamının getirdiği değişken koşullara uyum sağlamak, şirketler için hayati önem taşımaktadır. Bu nedenle hızlı ulaşılması gereken belgeler ve kaybında sıkıntı yaratacak dokümanlar, elektronik ortama aktarılarak yönetilmelidir. Bilgiye hızlı ulaşım ile kurumlar, güvenilirliğini sağladıkları gibi oluşacak maliyetlerini de minimum düzeyde tutmaktadır.

Datasafe tesisleri 7/24 yüksek güvenlik sistemi ile donatılmıştır. Yetkilendirilmiş kartlı geçiş sistemi ile giriş çıkış takip edilmektedir.

24 saat kapalı devre kameralarla kayıt yapılmaktadır. Arşivinizin saklandığı alanlara sadece yetkili personelin giriş izni bulunmaktadır. Belgelerinizin kaybolma ve yıpranma gibi riskleri minimuma indirmiş olursunuz.

Kurum içi ya da kurum dışı evrakların üzerinde bulunan bilgilerin ne şekilde saklandığı, hangi hızda erişildiği ve tekrar kullanılma sıklığı arşivin değerini belirleyen unsurlardır. Genel olarak arşiv, sadece evraklar ve klasörleri düşündürse de, birçok kurum için arşiv kayıt evraklarına ek olarak fotoğraf, ses kaydı, video, elektronik posta ve dokümanlar gibi saklanması gereken diğer dosyaların da bulunduğu bir bütündür. Bu nedenle değerli bilginin doğru şekilde işlenmesi, saklanması ve yönetilmesi için bir doküman yönetim sistemi (DYS) gerekmektedir. Doküman yönetim sistemi, dokümanın ve bilginin durumu ne olursa olsun onu en uygun şekilde işlenip saklanması ve arandığında isim, konu, tarih vs… gibi birçok ayrıntı ile bilgiye en hızlı şekilde ulaşabilmek için kullanılan sistemdir.

DİJİTAL ARŞİV İLE KAZANIN

İşletmelerde personelin, zamanının %15-20’sini evrak arama ile geçirdiği tespit edilmiştir. Evrakların elektronik ortama aktarılması sayesinde arama ile geçen süre minimuma iner.

Kurumunuzun süreçlerini yönetiyoruz

• Fiziksel arşivin kullanımının azalmasıyla belgelerinizin güvenliği artar.
• Departmanlar arası belgelerin paylaşımı sağlanır, böylece hizmet kalitesi yükselir ve iş takip sürecinizin hızı artar.
• İşletmelerde personelin, zamanının %15-20’sini evrak arama ile geçirdiği tespit edilmiştir. Evrakların elektronik ortama aktarılması sayesinde arama ile geçen süre minimuma iner.
• Kriz yönetim planı çerçevesinde arşivinizi farklı bir noktada yedekleme imkânına erişirsiniz. Böylelikle bilgi ve belgelerinizi her türlü tehdide karşı koruma altına almış olursunuz.
• Belgelerin sevkiyatlarından doğan kurye masraflarını azaltmanıza yardımcı olur.
• Belgelerinize saniyelerle ulaşmanız mümkün olduğu için denetleme süreçlerini sorunsuz atlatırsınız.
• Saklanan belgeniz servis büro hizmeti sayesinde yönetilebilen, gerektiğinde kullanılabilen ve ömür boyu koruma altına alınmış bilgiye dönüşmüş olur.

BİLGİ VE BELGE KAYBINA SON!

Kurumlar, iş süreçlerindeki kâğıda dayalı bilgi alışverişlerinde ciddi zaman kayıplarına maruz kalmakta, yaşanan belge ve bilgi kayıpları iç süreçlerdeki dinamiği ortadan kaldırmaktadır. Datasafe, sağlayacağı bilgi, deneyim ve yazılım çözümleri ile kurum içi iş akış sistemlerine göre süreçleri belirleyerek iş akışlarınızın sağlıklı ilerlemesini ve takibinin yapılabilmesini sağlayacaktır. Bu sayede kurum içerisinde oluşacak ekstra kâğıt sarfiyatını ortadan kaldıracak, verilerin dijital platformda onay mekanizmalarına göre dolaşmasını sağlayacaktır.