Günden güne büyüyen fiziksel arşiv yığını doğru yönetilmediğinde, işletmeleri pek çok konuda zorlamaktadır. Kimi zaman ulaşılabilirliği, kimi zaman işletme maliyetleri, kimi zaman da güvenliğini sağlamak sorun olmaktadır. Firmalar sağlıklı büyüyebilmek, verimli çalışabilmek ve karlılığı artırabilmek için en değerli varlıkları olan arşivlerini, teknolojinin sağladığı gelişmelerden de faydalanmak koşuluyla, düzenlemek ve yönetmek ihtiyacına girmektedirler.

Sıklıkla ulaşmak zorunda olduğunuz fiziksel arşivinizi yönetmek konusunda en pratik çözümlerden biri, servis büro hizmeti. Fiziki arşivinizin dijital ortama aktarılması işlemi anlamına gelen servis büro hizmeti sayesinde doküman ve dosyalarınız yönetilebilir birer bilgi haline dönüşürler.

Servis büro hizmeti yardımı ile yığınlar halinde biriken arşiviniz, bir kere yapılacak bir işlemle elektronik ortama aktarılmış olur.

Servis büro hizmeti için gerekli olan yüksek hızlı doküman tarayıcılar ve uzman veri giriş operatörleri DataSafe Türkiye tarafından sağlanır. Böylece proje için gerek alt yapı kurulumu gerek personel için büyük yatırım yapmanıza gerek kalmaz.

Servis büro hizmetleri sırasında gerekli olan tüm yazılım desteği DataSafe Türkiye tarafından sağlanır. İhtiyacınıza uygun olarak şekillendirilmiş özel yazılım sayesinde hata oranı minimuma iner, işinizin hızı artar.

Servis büro hizmetini ihtiyacınıza göre kendi bünyenizde ya da DataSafe Türkiye tesislerinde almanız mümkün. Eğer çeşitli nedenlerle evrakınızın kurum dışına çıkarılmasını tercih etmiyorsanız o zaman sizin belirleyeceğiniz bir ofiste tarafımızdan sağlanan yazılım, ekipman ve personel ile evrak dijitalleştirme işleminiz yapılır. Fiziksel arşivlerini DataSafe Türkiye bünyesinde barındıran müşterilerimize ise bu hizmeti kendi tesisimizde sunuyoruz.

Fiziki arşivin kapladığı alan işletmeler için önemli yer kayıplarına ve arşivleme maliyetlerinin yükselmesine neden olmaktadır. Dijitalleştirilen evrak arşivi sayesinde pahalı ofis alanlarında arşiv için ayırdığınız alan size kalır, efektif bir şekilde kullanılır hale gelir. Böylelikle arşivleme maliyetleriniz çok düşük seviyelere çekilmiş olur.

Elektronik arşivleme işletmelere ne kazandırır?  

• Fiziksel arşivin kullanımının azalmasıyla belgelerinizin güvenliği artar.
• Departmanlar arası belgelerin paylaşımı sağlanır, böylece hizmet kalitesi yükselir ve iş takip sürecinizin hızı artar.
• İşletmelerde personelin, zamanının %15-20’sini evrak arama ile geçirdiği tespit edilmiştir. Evrakların elektronik ortama aktarılması sayesinde arama ile geçen süre minimuma iner.
• Kriz yönetim planı çerçevesinde arşivinizi farklı bir noktada yedekleme imkânına erişirsiniz. Böylelikle bilgi ve belgelerinizi her türlü tehdide karşı koruma altına almış olursunuz.
• Belgelerin sevkiyatlarından doğan kurye masraflarını azaltmanıza yardımcı olur.
• Belgelerinize saniyelerle ulaşmanız mümkün olduğu için denetleme süreçlerini sorunsuz atlatırsınız.
• Saklanan belgeniz servis büro hizmeti sayesinde yönetilebilen, gerektiğinde kullanılabilen ve ömür boyu koruma altına alınmış bilgiye dönüşmüş olur.

Servis Büro Hizmeti çalışma şekli:  

• Evrak ayrıştırma: Bu işlem tarama öncesi hazırlık aşamasıdır. Taranacak evraklar tel zımba veya ataşlarından ayrılarak, tarayıcıdan rahatça geçecek biçimde düzenlenir.
• Tarama: Çeşitli cins ve boyutta düzenlenen evraklar profesyonel doküman tarayıcıları ile taranarak pek çok farklı formatta (TIFF, JPEG, GIF, BMP ve benzeri) elektronik ortama aktarılır.
• Görüntü iyileştirme: Taranmış evrakların bilgisayar ortamına aktarılan imajlarının, görüntü kalitesini arttırıcı algoritmalar uygulanarak, orijinalinden daha kaliteli görüntü elde edilmesine olanak sağlayan bir işlemdir.
• İndeksleme: Müşterilerimizin kurum yapılarına uygun anahtar kelimelerle evrakların kayıt altına alınması işlemidir. Uygun bir yazılım aracılığıyla indekslenecek alanlar (dosya numarası, müşteri adı veya numarası, tarih vs) belge üzerinden otomatik olarak okunur. Kağıt üzerinde belirlenmiş yazı, işaret veya barkod gibi alanlar, OCR (Optical Character Recognition), ICR (Intelligent Character Recognition) ve benzeri teknolojiler kullanılarak ASCII ortama veri olarak dönüştürülür.
• Kalite kontrol: Bilgisayar ortamına aktarılmış dokümanlara rahat erişim için verilerin hatasız ve eksiksiz girilmiş olması gerekir. Kalite kontrol bu aşamada devreye girer. Tarama ve indekslemenin ardından yapılan kalite kontrol işlemleri ile işlem doğruluğu sağlanır.
• Aktarma: Taranan ve görüntü iyileştirmeden geçirilen evraklar indeks bilgileri ile birlikte doküman arşiv sistemine kaydedilerek işlem tamamlanır.